PROTOKÓŁ NR 35 /2013

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej

w dniu 13 września 2013 roku

W dniu 13 września 2013 roku odbyło się posiedzenie Komisji Rewizyjnej.

Porządek posiedzenia:

1. Otwarcie posiedzenia.

2. Ustalenie terminu i trybu przeprowadzenia kontroli gospodarki finansowej
   w Środowiskowych Domach Samopomocy w Gozdowie i Pietrzykowie za okres
   I półrocza 2013 roku.

3. Zapoznanie się z wynikiem kontroli zarządczej w 2012 roku, opracowanej przez Starostę Wrzesińskiego jako przewodniczącego Zarządu (art. 68 ustawy o finansach publicznych).

4. Zakończenie posiedzenia.

Ad. 2.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, po powitaniu członków Komisji poinformowała o stanie realizacji planu pracy przyjętego UCHWAŁĄ NR 160/XXV/2013 Rady Powiatu we Wrześni z dnia 28 grudnia 2012 roku.

Przewodnicząca zaproponowała, aby kontrolę gospodarki finansowej za okres półrocza 2013 roku w Środowiskowym Domu Samopomocy w Gozdowie i Pietrzykowie przeprowadzały dwa zespoły. Komisja zaakceptowała tryb kontroli oraz termin jej realizacji, tj. 30.09.2013 roku.

Ustalono, że kontrolę w ŚDS w Pietrzykowie realizować będą:

Maria Taciak,

Henryka Waligóra

Janusz Balcerzak,

w ŚDS w Gozdowie natomiast:

Przemysław Hirschfeld

Marek Przyjemski.

W związku z planowaną kontrolą zaproszono na posiedzenie komisji główną księgową panią Annę Trubacz – w zastępstwie Skarbnika Powiatu, celem przygotowania dokumentacji umożliwiającej przeprowadzenie czynności kontrolnych w dniu 30.09.2013 r.

Ustalono również, że Komisja w pełnym składzie dokona wizytacji ŚDS w Gozdowie i Pietrzykowie w terminie do 14.10.2013 r., przy czym ostateczny termin zostanie ustalony na kolejnym posiedzeniu Komisji, albowiem o tym fakcie należy powiadomić dyrektorów tychże placówek – panią Dorotę Szykowną i Annę Kulczyńską.

Ad. 3.

Przystępując do realizacji kontroli, przewodnicząca Komisji zapoznała członków Komisji z art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych.

Dokumenty umożliwiające przeprowadzenie czynności kontrolnych przedłożył koordynator kontroli zarządczej pani Monika Michalak, która również udzielała wyjaśnień.

Komisja zapoznała się z wydanymi przez Starostę Wrzesińskiego zarządzeniami dotyczącymi kontroli zarządczej.

Wykaz zarządzeń oraz ich teksty stanowią załącznik do niniejszego protokołu.

Komisja Rewizyjna poddała kontroli realizację Zarządzenia nr 53/2011 Starosty Wrzesińskiego z dnia 30.12.2011 r. w sprawie Kodeksu postępowania etycznego pracowników Starostwa Powiatowego we Wrześni.

Z treści postanowienia zawartego w § 3 Zarządzenia wynika, że Kodeks dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w związku z pełnieniem służby publicznej. § 36 powołanego zarządzenia stanowi, że pracownicy samorządowi zobowiązani są przestrzegać przepisów Kodeksu i kierować się jego zasadami.

Członek Komisji radny Przemysław Hirschfeld zgłosił pytanie, czy znajdują się dokumenty potwierdzające zapoznanie się przez pracowników z zasadami zawartymi w Kodeksie.

Koordynator kontroli zarządczej przedłożył pismo p.o. naczelnika Wydziału Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Zdrowia z dnia 25.01.2012 roku, z którego wynika, że naczelnicy wydziałów potwierdzili fakt przyjęcia do wiadomości Kodeksu, jednocześnie pismem jak wyżej zobowiązani zostali do zapoznania z postanowieniami Kodeksu podległych pracowników. Pismo, o którym mowa stanowi załącznik do protokołu.

Komisja postanowiła skontrolować, czy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych zapoznali się z kodeksem. Na posiedzenie zaproszono naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii i Nieruchomości wnioskując o przedłożenie dokumentu potwierdzającego okoliczność, o której mowa wyżej. Naczelnik wydziału pani Jolanta Pielak oświadczyła, że nie może odwrotnie przedłożyć dokumentu potwierdzającego zapoznanie się pracowników z Kodeksem postępowania etycznego.

Komisja ustaliła, że dokument potwierdzający przyjęcie do wiadomości postanowień Kodeksu postępowania etycznego należy przedłożyć na następnym posiedzeniu Komisji w dniu 30 września 2013 roku.

W dalszej części posiedzenia Komisja poddała kontroli realizację Zarządzenia nr 8/2013 Starosty Wrzesińskiego z dnia 15.03.2013 r. w sprawie organizacji procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym we Wrześni oraz Zarządzenie nr 9/2013 z dnia 15.03.2013 r. w sprawie określenia misji, celów i zadań Starostwa Powiatowego we Wrześni. Koordynator kontroli zarządczej, pani Monika Michalak wyjaśniła, że wymienione zarządzenia zostały wprowadzone w roku bieżącym. Okolicznością opóźnienia w wydaniu i wprowadzeniu w życie zarządzeń jak wyżej był fakt, że skupiono się na wcześniejszym wydaniu zarządzeń o charakterze organizacyjnym, które porządkowały kwestie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym.

Informacje, o których mowa stanowią załącznik do protokołu.

Koordynator kontroli zarządczej, pani M. Michalak wyjaśniła, że w przedłożonej informacji o stanie kontroli zarządczej za 2012 rok, brak jest informacji o stanie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym, albowiem kontrola ta sprawowana jest na bieżąco poprzez wydawane zarządzenia. Ponadto, w myśl obowiązujących przepisów, tj. ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych, Starosta Wrzesiński jako kierownik jednostki nie jest zobowiązany do składania informacji o stanie kontroli zarządczej.

Ponadto, w toku czynności kontrolnych, Komisja zapoznała się z następującymi dokumentami stanowiącymi załączniki do protokołu:

- opinią audytora na temat stanu kontroli zarządczej w ramach realizacji czynności sprawdzających dot. funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym we Wrześni,

- opinią audytora na temat stanu kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym
we Wrześni,

- informację o stanie kontroli zarządczej w powiatowych jednostkach organizacyjnych.

Wniosek:

Komisja Rewizyjna na podstawie przedłożonej dokumentacji, wyjaśnień koordynatora kontroli zarządczej stwierdza, że kontrola zarządcza sprawowana przez Starostę Wrzesińskiego jest realizowana.

Wydane zostały niezbędne akty prawne na podstawie których następuje jej wykonywanie.

Komisja Rewizyjna wnioskuje do Starosty Wrzesińskiego, jako kierownika Urzędu o spowodowanie, aby naczelnicy wydziałów sprawdzili, czy pracownicy przyjęli oświadczenie potwierdzające fakt zapoznania z Kodeksem postępowania etycznego, a w przypadku braku dokonali tej czynności.

Podpisy członków Komisji:

/-/ Maria Taciak

/-/ Henryka Waligóra

/-/ Przemysław Hirschfeld

/-/ Marek Przyjemski