ZARZĄDZENIE NR 35/2012

STAROSTY WRZESIŃSKIEGO

z dnia 18 czerwca 2012 roku

w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa” w Starostwie Powiatowym we Wrześni

Na podstawie art. 34 ust. 1 i art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz.U z 2001 nr 142, poz. 1592 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się niniejszym zarządzeniem procedurę postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa” w Starostwie Powiatowym we Wrześni, która uwzględnia uregulowania prawne określone w dziale VII Tajemnica skarbowa ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012, poz. 749 ze zm.).

§ 2. 1. Korespondencja zawierająca tajemnicę skarbową wpływająca do Starostwa lub wychodząca z niego winna mieć postać przesyłki poleconej, opakowanej w dwóch nieprzezroczystych kopertach, na których umieszcza się:

1. na kopercie wewnętrznej:

   1. klauzulę „tajemnica skarbowa” i ewentualne oznaczenie sprawy, np. numer,

   2. imienne określenie adresata,

2. na kopercie zewnętrznej:

   1. nazwę jednostki organizacyjnej adresata,

   2. adres siedziby adresata,

   3. nazwę nadawcy.

2. Dokumenty (pisma) zawierające informacje o charakterze tajemnicy skarbowej oznaczone są klauzulą „tajemnica skarbowa” u góry pisma.

§ 3. 1. Kancelaria Starostwa Powiatowego we Wrześni przyjmuje, rejestruje, wysyła bądź przekazuje korespondencję zawierającą tajemnicę skarbową.

2. Jeżeli pracownik kancelarii po otwarciu przesyłki poleconej stwierdzi, że znajduje się w niej druga koperta wewnętrzna oznaczona klauzulą „tajemnica skarbowa”, po zarejestrowaniu tej przesyłki nie otwierając drugiej koperty, na podstawie danych zamieszczonych na zewnętrznej kopercie przekazuje ją do adresata, a gdy ten nie jest oznaczony – Sekretarzowi. Sekretarz dekretuje pismo, zgodnie z właściwością, do załatwienia.

3. Kancelaria przekazuje zadekretowaną korespondencję właściwej osobie – za pokwitowaniem odbioru.

§ 4. 1. Dokumenty oznaczone klauzulą „tajemnica skarbowa” przechowuje się na stanowiskach pracy w pomieszczeniach biurowych zabezpieczonych zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, tzn. w meblach biurowych, wyposażonych w zamki patentowe i zamykane na klucz – chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.

2. Dokumenty oznaczone klauzulą „tajemnica skarbowa” winny być przechowywane odrębnie od innych dokumentów, chyba że charakter sprawy wymaga, by stanowiły one integralną całość z innymi dokumentami.

§ 5. 1. Dostęp do dokumentów oznaczonych klauzulą „tajemnica skarbowa” w Starostwie Powiatowym we Wrześni mogą mieć osoby, które złożyły na piśmie przyrzeczenie o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej. Przyrzeczenia przechowywane są w aktach osobowych pracowników.

2. Treść przyrzeczenia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

3. Zachowanie tajemnicy skarbowej obowiązuje również po ustaniu zatrudnienia lub zakończeniu stażu lub praktyki zawodowej.

§ 6. Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów do zapoznania z treścią niniejszego zarządzenia podległych pracowników, przestrzegania zawartej w nim procedury postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa”.

§ 7. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikom Wydziałów.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

/-/ Starosta

Dionizy Jaśniewicz

Załącznik