ZARZĄDZENIE NR 51/2012

STAROSTY WRZESIŃSKIEGO

z dnia 10 grudnia 2012 r.

w sprawie pieczęci urzędowych, pieczęci i stempli stosowanych w Starostwie Powiatowym we Wrześni

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz. 1592 ze zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. nr 235, poz. 2000 ze zm.) w związku z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. nr 47, poz. 316 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa:

1) rodzaje i stosowanie pieczęci urzędowych,

2) rodzaje, treści pieczęci i stempli,

3) uprawnienie oraz odpowiedzialność za używane pieczęcie,

4) zamawianie i postępowanie z pieczęciami i stemplami.

§ 2. W Starostwie Powiatowym we Wrześni zwanym dalej „Starostwem” stosuje się:

1) pieczęcie urzędowe,

2) pieczęcie nagłówkowe,

3) pieczęcie imienne do podpisu (podpisowe),

4) stemple.

§ 3. 1. Pieczęcią urzędową, której odcisk stosuje się na dokumentach w sprawach z zakresu administracji rządowej, jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis: „Starosta Wrzesiński”.

2. Pieczęcią urzędową, której odcisk stosuje się na dokumentach w sprawach z zakresu zadań własnych powiatu, jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis: „Starostwo Powiatowe we Wrześni” lub „Starosta Wrzesiński”.

§ 4. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych i są to, w szczególności:

1) decyzja,

2) postanowienie,

3) zaświadczenie,

4) licencja,

5) wypis.

2. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt sprawy oraz innych pismach wysyłanych z Urzędu, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 5. Pieczęcie urzędowe stosują organy Powiatu, Starosta Wrzesiński oraz z jego upoważnienia pracownicy Starostwa.

§ 6. Do określania wymiarów pieczęci urzędowych, podmiotów uprawnionych do ich wytwarzania, zasad ich zamawiania, sposobu przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły swoją wartość użytkową oraz postępowania w sytuacji utraty pieczęci stosuje się odpowiednio rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. nr 47, poz. 316 ze zm.).

§ 7. Do postępowania z pieczęciami urzędowymi mają zastosowanie odpowiednio przepisy §11, §12 ust. 3 oraz §13.

§ 8. 1. Pieczęcie nagłówkowe zawierają w treści:

1) nazwę urzędu, /oraz/ nazwę komórki organizacyjnej, nazwę miejscowości stanowiącej siedzibę urzędu, adres, telefon, /i/ fax, adres e-mail,

2) nazwę organu, nazwę miejscowości, adres urzędu,

2. Pieczęcie nagłówkowe stosują wszelkie komórki organizacyjne.

§ 9.1. Pieczęcie imienne do podpisu zawierają w treści: stanowisko podpisującego oraz imię i nazwisko.

2. Uprawnienie do używania pieczęci imiennych do podpisu posiadają:

1) Starosta Wrzesiński,

2) Wicestarosta,

3) Przewodniczący Rady Powiatu,

4) Wiceprzewodniczący Rady Powiatu,

5) Członkowie Zarządu,

6) Sekretarz Powiatu,

7) Skarbnik Powiatu,

8) Naczelnicy Wydziałów i ich zastępcy,

9) Kierownicy referatów

10) pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy,

11) inni pracownicy upoważnieni przez przełożonego.

§ 10. 1. W Starostwie mogą być zastosowane stemple, które dzielą się na:

1) stemple formularzowe - stemple, których odciśnięty tekst wymaga wypełnienia (uzupełnienia) ręcznego, stemple takie mogą obejmować wzór całego formularza,

2) stemple informacyjne - stemple zawierające pojedyncze wyrazy lub krótkie teksty typu: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, „Zastrzeżone”, „Pilne”, inne,

3) stemple faksymilowe - stemple odtwarzające własny podpis,

4) stemple znakowe (symbolowe) - stemple zawierające znaki w postaci litery, cyfry, rysunku,

5) stemple datownikowe - stemple, które charakteryzują się odciśnięciem daty: stemple takie mogą zawierać inne elementy, w szczególności nazwę Urzędu.

2. O ostatecznej treści stempla decyduje Starosta Wrzesiński.

§ 11. 1 Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, odpowiedzialny jest za zapewnienie takiej liczby pieczęci i stempli, która uzasadnia właściwą organizację pracy.

2. Wniosek o wykonanie pieczęci/stempli składają naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy do kierownika Referatu Gospodarczego w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich. We wniosku należy określić treść oraz zasadność wykonania pieczęci/stempla.

3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 12. 1. Używane pieczęcie (urzędowe, nagłówkowe oraz podpisowe), z zastrzeżeniem ust. 3, należy przechowywać na stanowiskach pracy w zamkniętych szafach biurowych w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem.

2. Pieczątki nagłówkowe Urzędu będące w używaniu przez pracowników poszczególnych wydziałów, referatów i samodzielnych stanowisk pracy winny być przyporządkowane osobie lub osobom wyznaczonym przez naczelników, kierowników referatów lub pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy, które będą ponosić za nie  odpowiedzialność.

3. Pieczęcie urzędowe, imienne do podpisu Starosty, Wicestarosty i członków Zarządu przechowuje się w Sekretariacie w metalowej kasetce.

4. O przypadkach utraty (kradzieży) pieczęci należy niezwłocznie zawiadomić kierownika Referatu Gospodarczego w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

§ 13. 1 Pieczęcie i stemple ewidencjonuje się w Rejestrze Pieczęci, który prowadzi Referat Gospodarczy w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

2. W przypadku zużycia, uszkodzenia lub dezaktualizacji pieczęci z powodu zmian organizacyjnych, rozwiązania stosunku pracy z osobą używającą pieczęci imiennej do podpisu, należy niezwłocznie zwrócić ją do Referatu Gospodarczego w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich celem likwidacji.

3. Fakt likwidacji pieczęci odnotowuje się w Rejestrze.

§ 14. Komisję do spraw likwidacji pieczęci Starosta powołuje odrębnym zarządzeniem.

§ 15. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.

2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 16. Traci moc Zarządzenie Nr 20/2011 Starosty Wrzesińskiego z dnia 23 sierpnia 2011 r. w sprawie pieczęci urzędowych, pieczęci i stempli stosowanych w Starostwie Powiatowym we Wrześni.

§ 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

/-/ Starosta

Dionizy Jaśniewicz

Załącznik